ISO 9001 – Какво всъщност е това?

Стъпка 3 : Привлечете хората, като опишете какво включват техните дейности

Сега е моментът да привлечете към идеята всички лица, които една евентуална СУК касае, като ги накарате да запишат как вършат онези части от бизнес дейностите, за които те отговарят, отбелязвайки:
– кой отговаря за изпълнителските и проверочните дейности,
– къде се извършва дейността,
– кога тя ще се случва, и
– какво се получава, т.е. как дейността се извършва.

Някои важни неща, за които ще трябва да помислите, са:

a) Ако това е работа, извършвана от обучено лице или специалист, напълно е възможно да се посочат само типът на лицето и неговата квалификация вместо подробни описания на дейността, например: заварчик, професионален консултант, графичен дизайнер и т.н.

b) Друга специализирана ситуация се среща при изследователската работа, където хората поддържат бележки по това, какво са направили и какви са били резултатите. Ще трябва да осигурите вашите изследователски сътрудници да представят подробностите на своята работа, така че и останалите във вашия бизнес да могат да ги използват.

c) Ако, обаче, работата се върши от случайна (временно намесена) работна сила, или има характерни фирмени изисквания, биха били потребни повече подробности.

d) Последователността на дейностите, все пак, би могло да се наложи да се определи, като например:

– Как се регистрира/ завежда първоначалното запитване ?
– Как се започва/ открива папка/ дело/ файл ?
– Как се стартира работата ?
– Кой надзирава напредването на работата ?
– Как работата собствено се върши и инспектира (проверява) ?
– Кой решава кога работата е приключена ?
– Как се извършва доставката ?
– Какви последващи действия са потребни и кой ги провежда ?
– Какви записи се поддържат и кой ги съхранява ?

e) Ако във вашата организация тези подробности са вече записани като оперативни или работни инструкции, то работата ви е наполовина свършена. Не преписвайте каквото вече е документирано. Сложете бележка с името и заглавието на въпросния документ, така че той да може да бъде контролиран и, ако е необходимо, позован в друга документация на системата за управление на качеството по-късно.

f) Ще трябва също да разгледате и как се предава информация между хората. Ако има риск тази информация да бъде забравена, разбрана неправилно или променена по недоглеждане, ще трябва да наблегнете върху някакъв начин това да се предотврати. Подходящи методи са писмен или електронен пренос.

g) И най-важното – поддържайте писмената документация семпла !